Dicionário Arquivístico | Questões de Concurso

ACERVO - totalidade dos documentos conservados num arquivo. Documentos de uma entidade produtora ou de uma entidade custodiadora.

ACONDICIONAMENTO - embalagem destinada a proteger os documentos e a facilitar seu manuseio.

ARQUIVÍSTICA - disciplina - também conhecida como arquivologia - que tem por objetivo o conhecimento da natureza dos arquivos e das teorias, métodos e técnicas a serem observados na sua constituição, organização, desenvolvimento e utilização.

ARQUIVO - conjunto de documentos que, independentemente da natureza ou do suporte, são reunidos por acumulação ao longo das atividades de pessoas físicas ou jurídicas, públicas ou privadas.

             

ARQUIVO CORRENTE - conjunto de documentos estreitamente vinculados aos objetivos imediatos para os quais foram produzidos ou recebidos no cumprimento de atividades-meio e atividades-fim e que se conservam junto aos órgãos produtores em razão de sua vigência e da frequência com que são por eles consultados.

ARQUIVO CENTRAL - unidade responsável pelo controle dos documentos acumulados pelos diversos setores e serviços de uma administração e pelos procedimentos técnicos a que devem ser submetidos, independentemente da centralização do armazenamento.

ARQUIVO INTERMEDIÁRIO - conjunto de documentos originários de arquivos correntes, com uso pouco frequente, que aguardam, em depósito de armazenamento temporário, sua destinação final.

ARQUIVO PERMANENTE - conjunto de documentos custodiados em caráter definitivo, em função de seu valor.

ARQUIVO PÚBLICO - conjunto de documentos acumulados em decorrência das funções executivas, legislativas e judiciárias do poder público no âmbito federal, estadual e municipal, bem como o conjunto de documentos de entidades de direito privado encarregadas de serviços públicos.

ARQUIVO SETORIAL - unidade responsável pelo arquivamento de documentos acumulados por entidade subordinada que, no sistema de arquivos adotado pela administração a que pertence, depende tecnicamente do arquivo central.

ARRANJO - ordenação dos documentos em fundos.

ATIVIDADES-FIM - conjunto de operações que uma instituição leva a efeito para o desempenho de suas atribuições específicas e que resulta na acumulação de documentos de caráter substantivo para o seu funcionamento.

ATIVIDADES-MEIO - conjunto de operações que uma instituição leva a efeito para auxiliar e viabilizar o desempenho de suas atribuições específicas e que resulta na acumulação de documentos de caráter instrumental e acessório.

AUTUAÇÃO - Ação de dar forma processual a determinado conjunto de documentos.

AVALIAÇÃO - processo de análise de arquivos, visando a estabelecer sua destinação de acordo com os valores que lhes forem atribuídos.

CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS - sucessão de fases por que passam os documentos, desde o momento em que são criados até a sua destinação final.

CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO - instrumento de trabalho elaborado de forma a ser utilizado pelos arquivos correntes para classificar todo e qualquer documento produzido e/ou recebido pelo órgão no exercício de suas atividades.

CONSERVAÇÃO - conjunto de procedimentos e medidas destinadas a assegurar a proteção física dos arquivos contra agentes de deterioração.

CUSTÓDIA - responsabilidade jurídica, temporária ou definitiva, de guarda e proteção de documentos dos quais não se detém a propriedade.

DATAS-LIMITE - elemento de identificação cronológica em que são mencionados os anos de início e término do período abrangido pelos documentos de um processo, dossiê, série, fundo ou coleção.

DESPACHO - À decisão ou ao encaminhamento provindos de autoridade administrativa acerca de assunto submetido a sua análise.

DESTINAÇÃO - em decorrência da avaliação, encaminhamento dos documentos à guarda temporária ou permanente, à eliminação e/ou à reprodução.

DIGITALIZAÇÃO - reprodução por varredura eletrônica e armazenamento em disco ótico ou outro suporte de alta densidade, permitindo a visualização do documento em terminal de alta resolução ou sua impressão em papel.

DOCUMENTO - unidade constituída pela informação e seu suporte.

DOCUMENTO ESPECIAL - Nome dado ao documento em linguagem não-textual, em suporte não convencional, ou, no caso de papel, em formato e dimensões excepcionais, que exige procedimentos específicos para seu processamento técnico, guarda e preservação, e cujo acesso depende, na maioria das vezes, de intermediação tecnológica.

DOSSIÊ - unidade de arquivamento constituída de documentos relacionados entre si por assunto.

ELIMINAÇÃO - destruição de documentos que, na avaliação, forem considerados sem valor para guarda permanente.

ESPÉCIE DOCUMENTAL - configuração que assume um documento de acordo com a disposição e a natureza das informações nele contidas.

FUMIGAÇÃO - processo de exposição de documentos a vapores químicos em câmaras especiais, a vácuo ou não, para destruição de insetos, fungos e outros micro-organismos.

GESTÃO DE DOCUMENTOS - conjunto de medidas e rotinas visando à racionalização e eficiência na criação, uso, avaliação e arquivamento dos documentos em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

GUIA-FORA - papeleta ou ficha que se coloca no lugar de um documento retirado do local em que fica armazenado para sinalizar sua remoção temporária.

INDEXAÇÃO - processo pelo qual se relacionam de forma sistemática descritores ou palavras-chaves que permitem a recuperação posterior do conteúdo de documentos e informações.

LAMINAÇÃO - Método de restauração que envolve o documento em uma face de papel de seda e outra de acetato de celulose, a altas temperaturas.

MÉTODO DUPLEX - procedimento que utiliza números de tantas classes quantas forem necessárias, sem o requisito de um plano previamente estabelecido; as unidades de arquivamento são divididas em grandes classes temáticas numeradas consecutivamente, podendo subdividir-se em classes subordinadas através do uso de números justapostos aos dos assuntos principais.

METRO LINEAR - unidade de medida de extensão de arquivos.

MICROFILMAGEM - produção de imagens fotográficas de um documento, em tamanho altamente reduzido.

NOTIFICAÇÃO - Medida cautelar nominada com a qual é dada ciência ao requerido para que pratique ou deixe de praticar determinado ato, sob pena de poder sofrer ônus previstos em lei.

PLANO DE ARQUIVAMENTO - esquema preestabelecido para armazenamento, ordenação e classificação.

PLANO DE CLASSIFICAÇÃO - esquema pelo qual se processa a classificação de um arquivo.

PRAZO DE RETENÇÃO (GUARDA) - período definido na tabela de temporalidade, durante o qual os documentos permanecem no arquivo corrente e no arquivo intermediário.

PRESCRIÇÃO - condição pela qual se extinguem prazos para aquisição ou perda de direitos contidos nos documentos.

PRESERVAÇÃO - função arquivística destinada a assegurar as atividades de acondicionamento, armazenamento, conservação e restauração de documentos.

PROTOCOLO - ação de recebimento, registro, distribuição e movimentação de documentos em curso.

PROVENIÊNCIA FUNCIONAL - Conceito segundo o qual, com a transferência de funções de uma autoridade para outra como resultado de mudança política ou administrativa, documentos relevantes ou cópias são também transferidos para assegurar a continuidade administrativa. Também referido como pertinência funcional.

RECOLHIMENTO - passagem de documentos do arquivo corrente ou intermediário para o arquivo permanente.

REINTEGRAÇÃO - Processo de restauração, manual ou mecânico, em que se usa uma suspensão de fibras para reparar documentos danificados por perda de suporte.

REPERTÓRIO - instrumento de pesquisa que descreve pormenorizadamente documentos previamente selecionados, pertencentes a um ou mais fundos, segundo um critério temático, cronológico, onomástico ou geográfico.

TABELA DE TEMPORALIDADE - instrumento de destinação, aprovado pela autoridade competente, que determina prazos para transferência, recolhimento, eliminação e reprodução de documentos.

TEORIA DAS TRÊS IDADES - sistematização das características dos arquivos correntes, intermediários e permanentes quanto à sua gênese, tratamento documental e utilização. Ver também: ciclo vital dos documentos

TRAMITAÇÃO - É a movimentação do processo de uma unidade à outra, interna ou externa, através de sistema próprio.

TRANSFERÊNCIA - passagem de documentos do arquivo corrente para o arquivo intermediário.

TRATAMENTO DOCUMENTAL - conjunto de atividades de classificação e descrição de documentos.

UMIDIFICAÇÃO - Procedimento em que documentos quebradiços e ressecados são colocados numa atmosfera úmida para readquirirem flexibilidade pela absorção gradual do vapor d'água.

VIGÊNCIA - qualidade pela qual permanecem efetivos e válidos os encargos e disposições contidos nos documentos.

VOLUME - cada uma das partes em que se subdivide um livro, com paginação e encadernação próprias.

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01. Prova: FUNDATEC - 2019 - IMESF - Assistente Administrativo

De acordo com o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (2005), documentos de uma entidade produtora ou de uma entidade custodiadora são denominados:

A - Dossiê.

B - Coleção.

C - Acervo.

D - Legado.

E - Apenso.

02. Prova: CS-UFG - 2019 - IF Goiano - Assistente em Administração

Um arquivo é definido como um conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por uma organização ou firma no decorrer de suas atividades, organizados e conservados por si e seus sucessores para efeito futuro. Ao conjunto de documentos de um arquivo dá-se o nome de

A - acervo.

B - referência.

C - depósito.

D - estoque.

03. Prova: FCC - 2018 - Câmara Legislativa do Distrito Federal - Técnico Legislativo - Secretário

Quando se retira um documento do local em que fica armazenado, coloca-se no lugar, para sinalizar sua remoção temporária, uma papeleta ou ficha a que se dá o nome de

A - sinalética.

B - bandeira.

C - guia-fora.

D - marcador.

E - tira.

04. Prova: VUNESP - 2017 - Câmara de Mogi das Cruzes - SP - Auxiliar de Apoio Administrativo

À decisão ou ao encaminhamento provindos de autoridade administrativa acerca de assunto submetido a sua análise dá-se o nome de

A - despacho.

B - declaração.

C - parecer.

D - petição.

E - requerimento.

05. Prova: FCC - 2017 - TRT - 11ª Região (AM e RR) - Analista Judiciário - Arquivologia

À sequência de operações técnicas, que tem por finalidade dar forma processual ao conjunto de documentos produzidos no decorrer de uma ação administrativa, visando encaminhamento, manifestação e decisão, dá-se o nome de

A - foliação.

B - recolhimento.

C - autuação.

D - destinação.

E - paginação.

06. Prova: VUNESP - 2016 - Prefeitura de Suzano - SP - Agente de Gestão Administrativa

O nome que se dá à ação de recebimento, registro, distribuição e movimentação de documentos em curso é:

A - protocolo.

B - recepção.

C - arquivo.

D - logística.

E - armazenamento.

07. Prova: CS-UFG - 2019 - IF-GO - Assistente em Administração

O documento em que se dá ciência a alguém, pessoa física ou jurídica, de um preceito, para prática ou não de um ato, é chamado de

A - ofício

B - notificação

C - memorando

D - comunicado

08. Prova: VUNESP - 2019 - UFABC - Assistente em Administração

A movimentação de um documento entre áreas e/ou unidades, internas ou externas à organização, também conhecida como fluxo documental, é chamada de

A - deslocamento.

B - desenvolvimento.

C - tramitação.

D - andamento.

E - expedição.

09. Prova: Quadrix - 2019 - CRESS - SC - Assistente Administrativo Jr.

Julgue o item, relativo à noção de arquivologia.

Um conjunto de documentos acumulados a partir das funções e atividades de instituição/órgão/organização pode ser chamado de arquivo.

Certo

Errado

10. Prova: Quadrix - 2017 - CFO-DF - Técnico em Arquivo

A técnica chamada de laminação consiste em envolver o documento com uma folha de papel de seda e outra de acetato de celulose, colocando-o em uma prensa hidráulica.

Certo

Errado

Gabarito

01. C

02. A

03. C

04. A

05. C     

06. A

07. B

08. C

09. C

10. C